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オンライン会議での工夫とやり方のコツ

こんにちは。
望む人生を手に入れよう。諏訪・松本フロー父さんです。

お盆休みに突入し、2020年前半を振り返ってきます。
2020年の前半は、大きく生活スタイルが変わった時期になりました。

会社では、会議はオンラインになりましたし、飲み会もオンラインにチャレンジしました。

エルハウスでは、2020年3月以降は、会議のすべてをオンラインで行うようになりました。
当社に慣れていなかったメンバーたちも、試行錯誤を繰り返し、今ではオンライン会議でそれぞれ工夫しているようです。

そこで今回は、オンライン会議での工夫と、効果的なそのやり方のコツについて言語化してみたいと思います。

オンライン会議での工夫とやり方のコツ

オンライン会議をやる上において、1番ハードルが高いのは、会議は対面でやるものだ。
対面でやらないと成果が出ないと言う思い込みをなくすことかもしれません。

会社の中に、対面で会議に出ている人が頑張っている。
オンラインで会議に出るのは良くない。
このようなこれからの時代には不要な思い込みがあると、なかなかオンラインで会議に出る人が多くなりません。

当初は、不要不急であるにもかかわらず会議のためだけに出席していたメンバーも、いたのかもしれません。
しかし、今では、それぞれの仕事のスケジュールによって、オフラインの会議、オンラインの会議を使い分けているようです。

オンラインの会議をやってみて、大事だと思っていることを言語化してみます。

オンラインの会議でも全メンバーが主体的に参加する

オンライン会議で一番重要な事は、メンバーが主体的に会議に取り組むことです。
どうしても、同じ空間にいませんので、主体的に会議に参加している人と、そうでない人では、会議から得られる効果は全く違ってきます。

そこで、毎週のミーティング主催者を変えてみました。
会議では、ZOOM(ズーム)を使いました。
ミーティング主催者は、ミーティングを設定し、会議の時間と会議の目的を発表する事になります。
全ての人が、ZOOMを使いこなし、オンライン会議に主体的に参加しやすくなっています。

 

オンラインの会議こそあらかじめお題を出しておく

もう一つの工夫は、会議の一週間から3日前までに、当日に話して欲しいことを、あらかじめ伝えておくことです。
オンラインの会議では、オフラインの会議に比べ、それぞれのメンバーの顔の表情が分かりづらいです。

オフラインであれば、何か言いたそうなことがある人には、声をかけて発言していただくこともできます。
しかし、オンラインの場合は、積極的な人と、積極的ではない人では、話す回数や頻度も変わってきてしまいます。
そこで、あらかじめお題をお伝えし、そのことについて意見を当日までに考えてきてもらい、発表してもらいます。

会議の時間については、オフラインの時もオンラインの時も最大45分と決めているのですが、このようにすることでさらに会議が効果的、効率的に開催されるようになりました。

双方向のコミュニケーションが可能な会議の参加メンバーは10人以下

双方向コミュニケーションを意識したときに、オンライン会議参加メンバーは、どんなに多くても10人以下かなと感じています。
10人以上になったときには、すべてのメンバーの顔を見ることが難しくなること。
そして、双方向でコミニケーションをすることも難しくなることから、全体会議で話をすること。
また、各部署で話をすることなどを、分けた会議が効果的かもしれません。

オンライン会議を続けてきて改めてわかったことなのですが、これは、オフラインやオンラインに限らないかもしれません。

最後に

2020年後半以降も、テレワークが続いていくでしょう。
テレワークが続くことによって、オンライン会議も、当たり前のものになっていくように思います。

2020年前半は、本当に仕事においてもプライベートにおいても生活スタイルが全く変わったターニングポイントになる時期になりました。
共に、望む人生を手に入れるために、より良い変化をさらにしていきましょう。

 

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エルハウスは、長野県茅野市、諏訪市、岡谷市、下諏訪町、原村、富士見町、松本市、安曇野市、大町市、塩尻市、辰野町、朝日村、山形村などで、新築の注文住宅とリフォームのご相談を受けている地域密着の工務店です。

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