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Vol.20|沢渡あまね著「職場の問題地図」|手戻りを防ぎ、業務効率を上げよう|イメージの共有・報連相のタイミングがカギ

手戻りを防ぎ、業務効率を上げよう
~イメージの共有・報連相のタイミングがカギ~

著:沢渡あまね 「職場の問題地図」より

Check point
●上司の一言でやり直し!回避方法教えます。
●手戻りのダメージを最小限にするには?
●成果物イメージの共有&報・連・相を意識する

何時間もかけて作った資料が「んー、なんか
イメージと違うなぁ。こういう風に直してくれる?」
と上司の一言でやり直し。
みなさんも、そんな経験はありませんか?

こういった手戻りはなぜ発生するのでしょうか?
原因はいくつかありますが、初めから100点を
取ろうとして陥るパターンが多いです。

成果物のイメージ合わせが十分に
できていれば良いですが、
自分のやり方とペースで進めてしまい、
しかも期限ギリギリで提出。

その結果、冒頭のような上司の言葉で
ふりだしに戻り、がっくり肩を落とすのです。

手戻りを防ぐ、具体的には、
手戻りの頻度を減らすこと、
そして発生させたとしてもダメージを
最小限に食い止めることが重要です。

では、どのようにすれば良いのか?
テレパシーなんて身につけなくても大丈夫です。
次の2つのポイントを押さえましょう。

①成果物(ゴール)イメージの共有
手戻りの頻度を減らすにはゴールイメージを
共有することが大切です。
共有と言っても難しく考える必要はありません。
実際に作業に取り掛かる前に、
簡単な手書きのラフ図で、ゴールイメージを
共有するだけでも違ってきます。

ゴールが見えるとそのために
どんな情報を集め、どのように
まとめれば良いのかもイメージしやすくなります。

②報・連・相のタイミング
手戻りのダメージを最小限にするためには、
報・連・相を適切なタイミングで行う必要があります。

成果物を完成させたタイミングのみで
報・連・相をした場合、もし手戻りが
発生するとダメージは大きいです。
最悪、初めからやり直しです。

それに比べ、例えば報・連・相を
4回に分けて行った場合はどうでしょうか?
もし手戻りが発生しても、
比較的小さなダメージで済み、
早い段階で軌道修正をすることが可能です。

一発逆転を狙うのではなく、コツコツと着実に
ゴールへ向かう方が結果として早いのです。

手戻りは、「残業だらけ」、
「休めない」職場を生む原因の1つです。
これを防げれば、指示する上司も、
作業するあなたもハッピーですね。

まずは、成果物イメージの共有、
そして報・連・相のタイミングを
意識して取り組んでみましょう。


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