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【業務改革】もっと便利に!もっと効率的に!スキャナーでGoogleドライブをもっと活用しよう

こんにちは。こんばんは。エルハウス倉田です。

皆さんは自身の勤めている、または経営している会社の業務改革は行っていますか?エルハウスでは、みんながより効率的に、より効果的に、より経費がかからないように日々業務改革を行っています。

思い返せばPCが爆発的に普及したことにより(まだ僕が働いていない時ですが)業務は紙からデータに変わり、業務管理が急激に変わったと思います。PCからデータという概念が生まれたわけですが、このデータの記憶媒体もフロッピーディスクの時代もあり、CDの時代もあり、SDカードやフラッシュメモリなどは今も現役ですが、HDDからSSDに変わったりなどもあり、今現在はついにクラウドにデータを保存する時代がやってきました。

何年も前からクラウドという概念はありましたが、なかなか高額ということもあり、僕が最初に触れたクラウドサービスはiphoneを使う際にみんなが通る道「icloud」でしたが、最初の容量が5Gということもあり、バックアップだけで容量が一杯になってしまい、月額を払ってまで容量を増やせず、なかなか使い倒すことができませんでした。

エルハウスでは、以前社内サーバーがあり、みんなの保存の必要なデータや、スキャナーから取り込んだデータもサーバー内の個人ホルダーに入れる形でデータを活用していました。

その社内環境を一昨年くらいにエルハウス内で改革することになり、エルハウスは「Google suite」を手始めに導入し、クラウドだけではなく、社内チャット、Microsoft社の「word」や「Excel」の互換性のある「ドキュメント」や「スプレッドシート」がオンライン上で何人も同時に編集可能などなど(いろいろ機能がありすぎて語り尽くせません)さらに業務が効率化する足がけになりました。

Googleドライブは、有料版では、最初は1人30GB容量があります。ですが、30GBでは社内サーバーにはできません。圧倒的に容量が足りません。そもそも、仕事で本気にクラウドを使用するためには30GBでは全く足りないのです!(僕はですが)そんなこともあり、会社全員の「Google suite」を1ランクupgradeしたのが今年。晴れて社員全員の「Googleドライブ」の容量が無制限になり、共有サーバーまででき、データは全て「Googleドライブ」でのクラウド管理ができる状態にまでなりました。

社内サーバーのデメリットは外にいるときに社内サーバーに入りにくいということ。VPNで社内ネットワークに入れば自由にデータの出し入れやデータの確認ができます。ですがVPNは速度が遅い。僕の使っているMACでは外部から接続ができないなどなど、不便だなと良く思ったものです、なので、いつしか大事なデータはPCに保管しておき、サーバーは使わなくなっていました。PCにデータがあればいつでもPCを起動するだけで必要なデータが見れるから早くて効率的なんですよね。

クラウドサーバーのメリットはインターネットにさえ繋がっていればどこでもサーバー内に入れること。そして機器を選ばないこと。例えば「Google suite」はPCはもちろん、スマフォやタブレットでも情報を見ることができます。もちろん編集も可能。場所や時間を選ばない今の時代に、そしてコロナの影響で爆発的に進んだこの「リモートワーク」に最も適した、サーバーだと思っています。

「Googleドライブ」が無制限になったことにより、ついに社内サーバーとの決別ができる!と思っていたのですが、一つだけ問題点が。スキャンデータの送り先が社内サーバーになっているということです。

社内サーバーに送る以外では、メールで送るということもできたのですが、それだとそのあとデータをクラウドにUPしなくてはならないという手間が発生してしまいます。効率化できるシステムを構築したいのにこれはいただけません。

そこで、スキャナーからなんとかGoogleドライブに直接データ転送できないものかと思っていたらこんな良いものを見つけてしまいました。

エルハウスの複合機は「RICOH」なので、インターネットでこの情報を見つけた時は危うく奇声を挙げそうになりました!もちろんすぐに担当者に連絡をし、見積もりをいただきました。

導入費用もそう高くはなく、運用コストもそう高くはないです。導入費用は自力でのセットアップでさらにやすくなりますので、僕もセットアップは自分でしてみようと思います。

これでエルハウスの仕事効率はさらにUPすること間違いなしです!

また導入の際にはブログで皆さんい報告してみようかなと思っています!

社内の業務改革を進めている方や、これから進めていきたいなと思っている方、ぜひメールいただければと思います。一緒により仕事しやすい環境を作っていくために情報交換などできればすっごく嬉しいです!

▼倉田のメールアドレスはこちらです
kurata@lhouse.co.jp

それでは倉田でした!

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